顾典视点|健全证据管理，助企业赢在诉讼第一步

前言：企业在经营管理中常常面临账款催收、违约追责等一系列的纠纷，诉讼往往成为一个无法回避的问题。“打官司就是打证据”，证据是诉讼之王，对诉讼的胜败起着关键作用，企业只有做好证据管理，方能赢在诉讼第一步。那么企业如何做好证据管理呢？

01 证据的种类

《民事诉讼法》第六十三条规定：“证据包括：（一）当事人的陈述；（二）书证；（三）物证；（四）视听资料；（五）电子数据；（六）证人证言；（七）鉴定意见；（八）勘验笔录。”

从民事诉讼法的规定来看，证据的种类有八种。其中，书证、物证、视听资料、电子数据在企业在经营过程中接触较多，也是企业能够主动采取措施去保存的形式。可能你们会问：什么是书证？什么是物证呢？别着急，顾典律师为您解答。

书证指以记载的内容和反映的思想来证明案件事实。企业经营过程中产生的合同文本、招投标文件、订单、收付款凭证和发票等皆属于书证。

物证则是以物理属性和外观特征来证明案件事实。物证与书证不同之处在于物证是交易过程中的物件本身，比如一个买卖设备的交易，买卖合同属于书证，而设备属于物证。

视听资料是指以录音、录像等技术手段反映的声音、图像证明案件事实的材料，包括录音资料和影像资料（如照片、录像带、录音带等），是指以模拟信号存储的信息。

电子数据是指通过电子邮件、电子数据交换、网上聊天记录、博客、微博客、手机短信、电子签名、域名等形成或者存储在电子介质中的信息。企业与客户之间履约过程中形成的电话录音、手机短信、微信聊天记录、电子邮件、电子交易记录等都是电子数据。

以上四类证据往往能够清晰反映交易的细节，呈现完整的案件事实，企业在经营过程中需要特别重视，善于取证留证，做好证据管理，力求每一个交易过程都能有相应的证据体现。

02 证据的管理

上面我们介绍了常见的证据种类，接下来我们来谈谈如何开展证据管理工作。

一、什么是证据管理？

证据管理工作就是沿着交易流程主线，收集、保存与合同履行过程和内容相关的证据材料。企业的业务方向不同，对证据的管理也有差别。

例如供货类的企业，所涉及的法律关系主要为买卖合同关系，涉及到的证据主要包括买卖合同、订单、交货单、产品验收单、收款凭证、发票、往来沟通函件、质保及维修记录等；

再如工程施工企业来说，涉及到的证据主要包括招投标文件、招标图纸、谈判记录、合同交底记录表、承包或分包合同及附件、补充协议、工程进度计划、履约过程中的工程联系函、重大事件、重大气象记录、政府行为记录、工程预算和结算文件、签证和洽商、往来沟通函件、工程验收文件等。

二、如何进行证据管理？

回到企业经营上来，针对日常经营中的证据管理，顾典律师建议企业在证据管理过程中注意以下几点：

第一，建立企业“履约证据管理清单”。针对企业自身的业务特点，总结交易共性，将重复的部分提取出来，制作成清单，这样在企业碰到类似的业务合作时，就能参照清单准备证据，归档材料。

第二，证据尽量有意识地保存原件，即证据的原始载体。以电子数据、视听资料作为证据的，应当妥善保存存储该视听资料、电子数据的原始载体。

第三，书证方面，合同书在签署时要注意签约人的授权，并同时要求加盖公章和签字。如果合同中约定了双方的联系人（如收货人、验收人），那么在合同履行过程中的往来文件签字时，要注意要求合同中载明的“联系人”签字，否则，需要对方公司出具授权书或者事后追认。

第四， 证据的收集和保存须完整。实践中，某个单独的证据原件，是不能充分证明某些事实成立的，例如不能仅凭“发票”证明已经付款的事实。但是，如果每一个间接证据均能够从不同侧面间接证明部分案件事实，各个间接证据能够互相印证并形成完整的证据链，且能得出唯一结论，那么就能够载明该待证事实。

以上就是为您梳理的关于证据管理的内容。管理好证据，才能在诉讼中掌握主导地位，然而证据只是诉讼中的一个环节，诉讼涉及的更多内容，需要更多的法律知识。